Grote mailproviders zoals Hotmail, Yahoo en Gmail filteren email steeds strenger uit om de mailboxen van hun gebruikers te beschermen tegen spam en schadelijke berichten. Helaas wordt daarbij vaak rigoreus te werk gegaan, waardoor het kan voorkomen dat uw email of mailing, ook al voldoet deze aan alle geldende voorwaarden, alsnog bij uw correspondent in de spamfilter terecht komt. Onderstaand vindt u een aantal tips terug om de kans dat uw mail wordt uitgefilterd te verkleinen.


Inhoud email

- Plaats voldoende tekst in uw email. Te weinig tekst kan de spamfilter triggeren.

- Vermijd het gebruik van volledige woorden in hoofdletters. Uit tests is gebleken dat mails waarin volledige woorden in hoofdletters voorkwamen sneller werden uitgefilterd.

- Beperk het aantal links in uw email tot het noodzakelijke en plaats geen links van en naar websites met een dubieus karakter.


SMTP

- Verzend uw email altijd via de secure mailserver van uw hostingpakket. De juiste secure mailinstellingen kan u terugvinden bij de link 'POP/IMAP email-accounts' in het DirectAdmin-controlpanel van uw hostingpakket.

- Bij gebruik van een formulier op uw website (Joomla, Wordpress...): maak gebruik van de SMTP-functie van het formulier in plaats van de standaard php mail()-functie. De meeste formulier-plugins hebben bij de instellingen de optie om SMTP te gebruiken. Mail verzonden via SMTP wordt minder snel uitgefilterd dan wanneer de mail via de php mail()-functie verzonden wordt.


Veilige afzenders

De gratis maildiensten van Microsoft (Hotmail, Outlook.com, Live) werken met een anti-spam systeem waarbij gekeken wordt naar het domein van de afzender van een email. Als dit domein niet in de 'Contactpersonen' of 'Veilige Afzenders'-lijst van de ontvanger voorkomt en/of nog niet eerder gemaild heeft, dan zal de mail standaard in de spambox aankomen. De ontvangers van uw emails kunnen dit het beste oplossen door uw emailadres aan de lijst van veilige afzenders toe te voegen.

Het toevoegen van een afzender aan de lijst met veilige afzenders kan bij Hotmail als volgt gedaan worden door de ontvanger van uw emails:

1. Meld u aan bij uw Hotmail account.
2. Klik in de rechterbovenhoek van de postvak-pagina op het tandwielpictogram, klik vervolgens op 'Meer emailinstellingen'.
3. Klik onder 'Ongeleide e-mail voorkomen' op 'Veilige en geblokkeerde afzenders'.
4. Klik op 'Veilige afzenders'.
5. Typ in de lijst 'Veilige afzenders' het volledige emailadres of de domeinnaam van het emailadres.
6. Klik vervolgens op 'Toevoegen aan lijst'.

Nadat uw ontvanger dit gedaan heeft zal Hotmail uw mails niet meer als spam aanzien en gewoon in de mailbox laten bezorgen.


SPF-record

Verzend uitsluitend email namens uw domeinnaam via de mailservers die zijn opgenomen in het SPF-record van uw domeinnaam. Standaard is enkel de mailserver van uw hostingpakket toegevoegd aan het SPF-record. U kan zelf alternatieve mailservers toevoegen op de manier zoals omschreven op https://123-webhost.nl/kennisbank/index.php?article=190 .

Enkel de in het SPF-record opgenomen mailservers zijn gemachtigd om mail te verzenden namens uw domeinnaam. Verzendt u toch via andere mailservers, dan is de kans groot dat uw email als spam zal worden uitgefilterd.


Test de spamscore van uw email

U kan tenslotte de test op https://www.mail-tester.com doen om te kijken of er eventuele problemen zijn bij de mailverzending die een hoge(re) spamscore tot gevolg hebben. De melding over een DMARC-record kan u daarbij negeren, andere aanbevelingen dienen wel te worden opgevolgd.